Struktur Organisasi dan Jabatan di Bidang Administrasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Organisasi atau perusahaan yang didirikan
tentunya harus membentuk struktur organisasi. Struktur organisasi sangat
penting bagi sebuah organisasi, di mana struktur tersebut menjelaskan setiap
tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan, dan dikordinasikan.
Pada umumnya, suatu organisasi atau
perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan organisasi atau
perusahaan lainnya. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi sangat
bergantung pada strategi bisnis yang dipilih, selain itu prinsip-prinsip
organisasi kantor dan bentuk-bentuk organisasi yang dipilih juga menentukan
keberhasilan suatu perusahaan.
Kedudukan atau jabatan pegawai dalam struktur
organisasi juga sangat penting karena pegawai yang memiliki kemampuan,
keterampilan, dan sikap yang bertanggung jawab akan meningkatkan kinerja suatu
perusahaan.
Karena itu, makalah ini akan membahas
mengenai struktur organisasi yang tepat untuk menentukan keberhasilan suatu
organisasi atau perusahaan. Dan menganalisis kedudukan pegawai dalam suatu
perusahaan supaya kualitas pegawai tersebut menjadi semakin baik.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat
dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1.
Menjelaskan pengertian organisasi kantor
2.
Menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor
3.
Menjelaskan pengertian dan fungsi struktur organisasi
4.
Menjelaskan bentuk-bentuk organisasi
5.
Menjelaskan pengertian, jenis, dan analisis jabatan di bidang
administrasi perkantoran
1.3 Tujuan Penulisan
Penulis menyusun makalah ini
dengan tujuan untuk menginformasikan kepada pembaca bahwa struktur organisasi
dan jabatan di bidang administrasi sangat diperlukan untuk menentukan kesuksesan
suatu organisasi atau perusahaan.
1.4 Manfaat Penulisan
·
Menambah pengetahuan mengenai organisasi kantor
·
Mengetahui prinsip-prinsip organisasi kantor
·
Menambah wawasan tentang struktur organisasi
·
Mengetahui bagaimana bentuk-bentuk organisasi
·
Mengenal jabatan di bidang administrasi perkantoran
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Organisasi
Kantor
Istilah organisasi berasal
dari bahasa Yunani, yaitu ‘organon’ atau dalam bahasa Latin ‘organum’ yang
berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Sementara menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas
bagian-bagian dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja
sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa
ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut.
·
James D. Mooney
Dalam bukunya The Principles of Organization,
organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu
tujuan bersama.
·
Chester I. Barnard
Mengemukakan dalam bukunya The Functions of The Executive,
organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih
·
J. William Schulze
Organisasi adalah suatu
penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang
kerja, dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam
hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
·
Kamus Administrasi
Dalam kamus administrasi
dikatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.
Organisasi memiliki ciri
ciri sebagai berikut
1.
Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)
2.
Ada kerja sama
3.
Ada tujuan bersama
Dari pengertian-pengertian
di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kesatuan yang terdiri atas
bagian-bagian dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2 Prinsip-Prinsip
Organisasi Kantor
1.
Prinsip Perumusan Tujuan
Dalam melaksanakan suatu
kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan
kegiatan tersebut. Tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut.
a.
Pedoman arah organisasi itu akan dibawa
b.
Landasan organisasi
c.
Menentukan jenis jenis kegiatan yang akan dilakukan
d.
Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrase,simplikasi,
sinkronisasi, dan mekanisasi
2.
Prinsip Pembagian Kerja
Di dalam sebuah organisasi,
pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak. Dengan pembagian tugas
pekerjaan, susunan organisasi (struktur organisasi), tugas dan fungsi
masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan, serta wewenang tiap
unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian tugas tidak hanya dilihat
dari manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja, tetapi juga
dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat
pula (the right man on the right place).
3.
Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Delegasi kekuasaan adalah
salah satu jalan utama bagi pemimpin untuk membuktikan bahwa ia layak untuk
dapat dipercaya.
Delegasi kekuasaan merupakan
keahlian pimpinan yang penting karena dengan delegasi kekuasaan, seorang
pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya yang
terbatas.
4.
Rentang Manajemen
Prinsip ini sering kali
disebut dengan istilah berbeda-beda, seperti span of authority, span of control, span of management atau span of managerial responsibilities.
Dalam sebuah organisasi
perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi
berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan
kepemimpinannya secara efektif dan efesien serta dapat melakukan pengawasan
secara optimal.
5.
Tingkat Pengawasan
Berdasarkan prinsip ini,
tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin.
Di dalam suatu organisasi, diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana
mungkin. Selain memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan agar memotivasi
bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi
di dalam struktur organisasi.
6.
Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Dalam sebuah organisasi,
seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia
menerima perintah dan kepada atasan tersebutlah pula memberikan pertanggungjawaban
atas pelaksanaan tugasnya. Artinya, seorang bawahan hanya mempunyai seorang
atasan. Dengan kata lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan
sekaligus.
7.
Koordinasi
Prinsip koordinasi adalah
usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi
diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas,
mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat
didefinisikan sebagai suatu kerangka dan tata susunan perwujudan pola tetap
hubungan antara tiap bagian, fungsi-fungsi, serta posisi atau orang-orang yang
menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi.
Berikut ini adalah
pengertian stuktur organisasi menurut pendapat beberapa ahli.
1.
Robbins (2007) mendefinisikan
struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan pengelompokan pekerjaan
secara formal.
2.
Ivancevich (2008) mendefinisikan
struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif
kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan3, dan departemen.
3.
Gibson menyatakan bahwa struktur
organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai
sub-subunit dalam sebuah organisasi.
Menurut Gibson, struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut.
a.
Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yg bersifat statis.
b.
Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang bersifat dinamis.
4.
Mullins (1993) mendefinisikan
stuktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggung jawab, aturan kerja dan
hubungan, serta jalur komunikasi
5.
Wagner III dan Hollenback (1995) mendefinisikan
struktur organisasi sebagai jaringan yang relatif stabil dari hubungan antaran
personel dan tugas membentuk sebuah organisasi.
Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi
antara lain
1.
Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur oraganisasi sehingga
mudah melakukan koordinasi di setiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan
dalam suatu organisasi.
2.
Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan
monitoring dan pengendalian. Begitu
juga bawahan, dengan uraian tugas yang jelas akan lebih fokus untuk
melaksanakan suatu pekerjaan.
3.
Menunjukkan hubungan antarbagian atau posisi dalam melaksanakan tugas
dan tanggung jawab.
4.
Memberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota terhadap pimpinan atau
atasan yang telah memberikan kewenangan
yang harus dipertanggungjawabkan.
2.4 Bentuk-Bentuk Organisasi
Berdasarkan pola hubungan
kerja, alur wewenang, dan tanggung jawabnya, struktur organisasi dapat
dibedakan menjadi bentuk-bentuk berikut ini.
1.
Organisasi Garis/Lini
Dalam bentuk ini, organisasi
dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat atau jenjang yang
diperlukan. Pada organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab
berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk
struktur organisasinya lebih sederhana.
Kelebihan dari bentuk organisasi ini, yaitu:
a.
Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada satu tangan
b.
Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
c.
Rasa kesetiakawanan antar pegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan dari bentuk organisasi ini, yaitu:
a. Seluruh organisasi sangat
bergantung pada satu orang
b. Biasanya pimpinan cenderung
otoriter
c.
Pegawai lebih sulit untuk berkembang
2.
Organisas Garis dan Staf
Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi
mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat
luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut bentuk lurus/garis,
tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan
atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada
pimpinan organisasi.
Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu:
a.
Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf
ahli
b.
Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan
yang luas
c.
Lebih mudah untuk menerapkan “The
right man on the right place”
Kekurangan dari organisasi ini, yaitu:
a.
Kesetiakawanan antar pegawai sullit dibina
b.
Koordinasi sulit dilakukan karena rumitnya susunan organisasi
3.
Organisasi Fungsional
Pada organisasi ini, seorang
pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah
kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.
Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal
mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour
of duty (perputaran pekerjaan).
Kelebihan struktur organisasi ini, yaitu:
a.
Pembagian tugas tugas menjadi lebih jelas
b.
Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan
c.
Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal
Kekurangan struktur organisasi ini, yaitu:
a.
Sulit untuk melakukan tour of duty
karena pegawai telah terspesialisasi
b.
Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan
koordinasi
c.
Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari
beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan
2.5 Jabatan di Bidang Administrasi Perkantoran
1.
Pengertian Jabatan
Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai
dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan,
dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.
2. Jenis Jabatan
a.
Kepala Kantor/Pimpinan
Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang
yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara
keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme
kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.
b.
Manajerial
Bagian manajerial adalah
orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan
fungsi-fungsi manajemen (planning,
organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial
adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan
nonstaf/pelaksana.
c.
Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan ini merupakan para
tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh
staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.
d.
Kepala Personalia atau HRD (Human
Resource Department)
Orang yang memiliki jabatan
ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang
sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/
mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan
kesehatan, dan lain-lain.
e.
Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha adalah
orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus
dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi
kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan,
pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan,
dan peralatan kantor.
3. Analisis Jabatan (Job Analysis)
a.
Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan
untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana
mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat
informaasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat
menduduki jabatan tersebut dengan baik.
Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan
menurut beberapa ahli.
1)
Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan
merupakan suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari
uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan
akan jabatan tersebut.
2)
Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis
jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan.
Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang
terpisah.
3)
Drs. Moekijat mengungkapkan analisis
jabaran merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya
dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian.
Langkah-langkah menganalisis
jabatan:
1.
Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan
2.
Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis
3.
Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis
4.
Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
5.
Menyiapkan uraian jabatan
6.
Menyiapkan spesifikasi jabatan
Hasil anallisis jabatan
berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.
1.
Deskripsi pekerjaan (job
description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas
pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan
tertentu. Dalam deskripsi jabatan dicantumkan nama jabatan, kode jabatan,
tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini
(hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.
2.
Spesifikasi pekerjaan (job
specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan,
dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait
dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang
perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental,
pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.
3.
Desain pekerjaan (job design),
yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode
serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih
berada dalam naungan perusahaan.
b.
Metode Analisis Jabatan
Ada empat metode yang
digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu
jabatan, antara lain sebagai berikut.
1)
Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan
yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.
2)
Pengamatan (observation),
yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat. Hasil
pengamatan tersebut langsung dicatat untuk diolah menjadi informasi untuk
jabatan tersebut.
3)
Wawancara (terview), yaitu
pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan
mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan.
4)
Menulis laporan pekerjaan secara singkat.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dari penjelasan dan
pembahasan pada bab sebelumnya, penulis dapat menyimpulkan bahwa makalah
“Struktur Organisasi dan Jabatan di Bidang Administrasi” menerangkan bahwa
struktur organisasi sangat penting, karena struktur organisasi maupun
bentuk-bentuk organisasi yang tepat dan sesuai dapat menentukan keberhasilan
jalannya suatu perusahaan.
Jabatan pegawai pun juga
harus dipertimbangkan karena semakin baik kualitas seorang pegawai, perusahaan
akan semakin makmur dan tidak akan mengalami kerugian/kemunduran karena
pegawainya memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab.
3.2 Saran
Suatu organisasi atau
perusahaan akan semakin baik apabila perusahaan tersebut memiliki struktur
organisasi yang terarah dan tepat. Oleh karena itu, organisasi atau perusahaan
hendaknya memiliki struktur organisasi yang baik dan juga kualitas pegawai yang
memadai agar pekerjaan administrasi dapat berjalan efektif dan efisien serta
perusahaan akan semakin maju.
Daftar Pustaka
R, Sri Endang dkk. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran.
Jakarta. Penerbit: Erlangga.
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Struktur_Organisasi
Tugas Makalah Administrasi Perkantoran. Kelas X. Semester 2.
Komentar
Posting Komentar