HAKIKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN

Hakikat administrasi perkantoran terbagi menjadi 4, yaitu:

1. Pengertian adminstrasi perkantoran dan kantor

2. Unsur-unsur administrasi perkantoran

3. Ruang lingkup administrasi perkantoran

4. Tujuan administrasi perkantoran

1. Pengertian Administrasi Perkantoran dan Kantor

Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad dan ministrate berarti pemberian jasa atau bantuan. Dalam bahasa Inggris disebut administration yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan arti tersebut konsep administrasi adalah memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya.

Dalam arti luas, administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Dan dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan,  yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lainnya yang dimaksud untuk menyediakan informasi serta memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Kantor

Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Oleh karena itu, pengertian kantor dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu berdasarkan fisik dan segi aktivitas.

Secara fisik, kantor dapat diketahui dari bentuk ruangan atau gedung bersifat permanen sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya pemeliharaan warkat dan pengurusan informasi. Dan segi aktivitas kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, dikarenakan adanya pembagian pekerjaan di antara mereka unutuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian Administrasi Perkantoran

            Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

a.      Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b.      Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

c.       Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

d.      Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e.      Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f.        Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama.

g.      Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h.      Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

3. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

a.      Kegiatan Kantor

Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

1.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi:

a)      Perencanaan gedung

b)      Tata ruang kantor

c)      Penerangan/cahaya

d)      Ventilasi

e)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

f)       Anggaran (budgeting) perkantoran

g)      Standar kualitas kerja

h)      Sistem informasi dan telekomunikasi

2.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:

a)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

b)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

c)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

3.      Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:

a)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

b)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

c)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

d)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

e)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

f)       Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

4.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

b.      Sarana dan Fasilitas Kantor

1.      Lokasi Kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu:

a)      Faktor keamanan

b)      Faktor lingkungan

c)      Faktor harga

2.      Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

a)      Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

b)      Memiliki fasilitas yang memadai

c)      Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

3.      Peralatan

a)      Perabotan kantor (office furniture) merupakan segala macam barang/benda kantor yang berfungsi penunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dll.

b)      Perbekalan kantor (office supplies) merupakan semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor, seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dll.

4.      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

5.      Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Contohnya, mesin tik, komputer, stensil, OHP, dan mesin fotokopi.

4. Tujuan Administrasi Perkantoran

a.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

b.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

c.       Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

d.      Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

e.      Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.

f.        Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

TUGAS PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS X SMT.1